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Dec 28, 2022 • 2 min read

Project Management: ¿Qué es la gestión de recursos?

Al planificar sus proyectos, las empresas a veces se olvidan de incluir todos los recursos necesarios para llevarlos a cabo. Puede que a los miembros del equipo se les hayan asignado tareas concretas y que las soluciones de software ya estén implementadas, pero si no se contemplan activos como el dinero y el tiempo, la marcha del proyecto podría retrasarse. En este sentido, la gestión de recursos puede marcar la diferencia entre la finalización y el fracaso de un proyecto.

Gestión de recursos básica: ¿Qué es un recurso?

Depende de a qué tipo de profesional preguntes, la respuesta que obtengas será diferente: para los investigadores, la financiación es un recurso indispensable para que un proyecto comience. Los programadores informáticos insistirían en que es la elección del software de gestión de proyectos adecuado lo que marca la diferencia.

Un recurso es algo que se necesita para realizar un proyecto. En principio, se asume de manera general que los recursos son finitos y, por lo tanto, escasos. De ahí que surja la necesidad de gestionarlos.

Características de los recursos

Cada sector clasifica los recursos en función de cómo los usa, pero podemos afirmar que existen cuatro factores que nos permiten clasificar los recursos de manera general:

Disponibilidad

Recurrente: se pueden usar una y otra vez, sin agotarse. Por ejemplo, recursos humanos.
No recurrente: no se pueden reutilizar y se pueden agotar, por ejemplo, el tiempo o el dinero.

Lugar de disponibilidad

Inamovible/Fijo: no se pueden mover de un lugar a otro, como los servidores informáticos o los campos de cultivo
Movible: se pueden transportar a donde se necesiten, como las personas o el dinero.

Elasticidad

Elástico: su suministro (número o cantidad) se puede aumentar o disminuir; por ejemplo, personas o dinero.
Recursos plásticos: su suministro no se puede extender; por ejemplo, el tiempo.

Existe una cierta polémica acerca de este enfoque de clasificación de los recursos. Independientemente del bando que escojas, conviene conocer que el enfoque existe.

Compartido y Dedicado

Dedicado: dedicado al proyecto durante toda su duración, como los sistemas informáticos.
Recursos compartidos: disponibles para su uso en el proyecto durante varias horas, pero también se utilizan en otros proyectos.

La práctica de la gestión de recursos se basa en un conocimiento sólido de la naturaleza de los mismos. Es decir, de las características que acabamos de definir.

¿Qué es la gestión de recursos?

La gestión de recursos consiste en adquirir, asignar y gestionar personas y sus habilidades, finanzas, tecnología, materiales, maquinaria y otros recursos, que se requieran para un proyecto. Un gestor de recursos asegura que los recursos internos y externos se usen de manera efectiva, a tiempo y de acuerdo con el presupuesto asignado.

En la mayoría de las empresas, esta responsabilidad se sostiene de manera conjunta en varios departamentos que forman un equipo de gestión de proyectos. En otros casos, se designa un administrador de recursos que cumpla con esta función a tiempo completo.

Herramientas y software para la gestión de recursos

Es un hecho que la tecnología se ha vuelto inseparable de la gestión de proyectos. Por tanto, debemos asumir que las herramientas y el software desempeñan un papel crucial. Plataformas como Microsoft Project, Asana y Jira ofrecen una gran variedad de funcionalidades que hacen más eficiente la gestión de recursos. Estas herramientas permiten no solo el seguimiento del tiempo y el progreso de las tareas, sino también el análisis detallado de costes y beneficios, algo esencial para cualquier proyecto exitoso.

Además de las funcionalidades básicas, muchas de estas herramientas están evolucionando para incluir capacidades más avanzadas, como el uso de inteligencia artificial y análisis de datos. Estas características permiten una toma de decisiones más informada y proactiva, ayudando a los gestores de proyectos a optimizar el uso de recursos, prever riesgos y, en última instancia, garantizar que los proyectos se completen con éxito y dentro del presupuesto.

Retos a los que se enfrenta el project manager que gestiona los recursos

Una buena gestión de recursos no se ocupa solo de completar un proyecto. El objetivo es ayudar a implementarlo de la manera más eficiente, a tiempo y sin desperdicio de recursos. En este sentido, el project manager debe tener especial cuidado con:

Establecer plazos poco realistas

El mayor problema a este respecto es que, en la vida real, no son los project managers los que diseñan los plazos, sino que estos vienen impuestos desde fuera. Por ello, la adaptabilidad es clave en este perfil profesional.

La escasez de recursos

Sin buenas capacidades de administración de recursos, lo más probable es que un equipo termine sobreexplotando sus recursos, tanto humanos como tecnológicos. El exceso de trabajo del personal baja la moral y provoca errores e incluso accidentes. Las máquinas sobreutilizadas pueden costar millones en reparaciones o sustituciones.

Estos son los dos retos básicos a los que se enfrentan los profesionales de la gestión de recursos. La lista puede parecer corta, pero lo cierto es que la naturaleza de los diferentes tipos de recursos complica su gestión de manera exponencial.

Estrategias para manejar la escasez de recursos

La escasez es uno de los desafíos más grandes en la gestión de recursos. Este problema puede afectar, dependiendo de cada proyecto, a gran variedad de recursos. Desde tiempo y personal hasta financiación y materiales. Una forma común de abordar la escasez es a través de la subcontratación de ciertas tareas o servicios. Esto permite que el equipo del proyecto se enfoque en las actividades más críticas, mientras que tareas más periféricas pueden ser manejadas por especialistas externos.

Otra estrategia efectiva para manejar la escasez de recursos es la reasignación y el uso compartido de recursos entre diferentes proyectos o departamentos. Esto permite una utilización más eficiente y evita el desperdicio de recursos valiosos. Además, algunas organizaciones mantienen una “reserva de contingencia” de recursos que pueden ser desplegados en situaciones críticas. Esta reserva puede incluir personal adicional, tiempo o fondos que se pueden utilizar cuando surjan imprevistos.

Beneficios de la gestión de recursos

Las organizaciones que gestionan sus recursos tienden a ser más eficientes a la hora de:

Evitar los imprevistos que afectan a los recursos. Al comprender la naturaleza y el uso de cada recurso, los project managers no se verán sorprendidos por las interrelaciones entre los recursos y el progreso general del proyecto.

Predecir el agotamiento de los recursos, tanto humanos como no humanos. Por eso es buena idea contar con gestores de recursos profesionales a la hora de validar ideas.

Proporcionar una red de seguridad. Si un proyecto fracasó debido a la escasez de recursos, tener un plan de gestión de recursos debidamente documentado puede ayudar a establecer que los project managers no fueron negligentes y que hicieron todo lo posible para abordar los problemas encontrados.

Construir una cultura de transparencia. La transparencia se traduce en eficiencia. Cuando los project managers conocen las cargas de trabajo de los demás implicados en el proyecto, pueden trabajar mejor juntos para que las cargas y responsabilidades se distribuyan equitativamente entre los diferentes recursos humanos.

Seguimiento de la eficiencia. Con un plan de administración de recursos bien diseñado, es más fácil planificar la optimización total de los recursos para que ningún activo quede sin usar o subutilizado. También es mucho más fácil calcular el ROI.

Tendencias futuras en la gestión de recursos

La gestión de recursos es un campo en constante evolución, influenciado por avances tecnológicos y cambios en las prácticas empresariales. Una tendencia en alza es el uso creciente de la inteligencia artificial y el análisis de datos para optimizar la asignación de recursos. Estas tecnologías permiten una mayor precisión en la planificación y pueden incluso prever problemas futuros antes de que se conviertan en crisis.

Otra tendencia emergente es la importancia creciente que se otorga a la sostenibilidad en la gestión de proyectos. Esto implica un enfoque más consciente sobre cómo se utilizan los recursos y el impacto que tienen en el entorno. Por ejemplo, las prácticas de construcción sostenible buscan minimizar el desperdicio de materiales y utilizar recursos renovables siempre que sea posible, lo cual no solo es beneficioso para el planeta, sino que también puede resultar en ahorros a largo plazo.

Técnicas de gestión de recursos

1. Asignación de recursos: Después de una cuidadosa consideración de las competencias y fortalezas de cada uno de los miembros de su equipo, el gestor les asigna sus tareas.

2. Utilización de recursos: Se trata de monitorizar el uso de recursos para que ninguno esté infra ni sobre utilizado.

3. Nivelación de recursos: Conociendo el nivel de utilización de los recursos, se pueden ajustar las asignaciones para obtener la mayor productividad de cada una.

4. Pronóstico de recursos: Un administrador de recursos podrá predecir cuánto trabajo puede hacer su equipo durante un período de tiempo determinado.

Recomendaciones y mejores prácticas

La gestión eficiente de recursos es un pilar fundamental para el éxito de cualquier proyecto. Sin embargo, alcanzar ese nivel de eficiencia requiere más que simplemente asignar tareas; se necesita un enfoque holístico que incorpore las que en el sector se conocen ya como mejores prácticas. Estas prácticas no solo sirven como un marco de referencia para los gestores de proyectos, sino que también ofrecen una hoja de ruta que puede ser adaptada y aplicada en diferentes contextos y tipos de proyectos. Estas son las más valoradas:

Planificación detallada: antes de iniciar cualquier proyecto, es esencial identificar y catalogar todos los recursos necesarios. Esto establece una base sólida para la asignación y gestión eficiente de los mismos. Por supuesto, es vital distinguir entre recursos necesarios y recursos disponibles. Y hay que adquirir aquellos de los que no se disponga.

Establecimiento de prioridades: identificar qué recursos son críticos y cuáles son secundarios permite una asignación más efectiva y minimiza el riesgo de escasez en etapas cruciales del proyecto.

Comunicación abierta: mantener líneas de comunicación claras entre todos los miembros del equipo y los stakeholders es fundamental para evitar malentendidos y para una coordinación efectiva.

Uso de herramientas de gestión: el uso de software especializado no solo ayuda en la asignación de recursos, sino también en su seguimiento. Dependiendo del tipo de software que se utilice, los ajustes pueden realizarse incluso en tiempo real.

Reservas de contingencia: mantener un “colchón” de recursos para emergencias puede convertirse en un recurso de muy alto valor para abordar problemas inesperados sin afectar el flujo del proyecto.

Revisiones periódicas: establecer puntos de control a lo largo del proyecto para revisar el uso de recursos puede ayudar a identificar áreas de mejora. Esta práctica, además, ayuda a reenfocar las fases posteriores del proyecto para mantenerlo en línea con los objetivos iniciales.

Capacitación del equipo: un equipo bien entrenado es más eficiente, lo que a la larga puede resultar en un uso más eficaz de los recursos. Además, la formación continua permite que el equipo se adapte a nuevas tecnologías y metodologías, lo que mejora la versatilidad y la capacidad de respuesta ante retos inesperados.

Documentación completa: mantener registros detallados del uso de recursos puede ofrecer insights valiosos para futuros proyectos y para la revisión del rendimiento del proyecto actual.

Flexibilidad y adaptabilidad: estar preparado para adaptar la asignación de recursos ante cambios inesperados en el proyecto o en el entorno externo es crucial. Esta flexibilidad permite que el proyecto continúe avanzando de manera efectiva, incluso cuando se presentan obstáculos como cambios en el alcance, retrasos o fluctuaciones en el mercado.

Enfoque en el ROI: al asignar y gestionar recursos, siempre se debe tener en cuenta el retorno de la inversión. Esto asegura que los recursos se utilicen de una manera que maximice el valor para la organización.

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