Project Management: ¿qué es la gestión de recursos?

Al planificar sus proyectos, las empresas a veces se olvidan de incluir todos los recursos necesarios para llevarlos a cabo. Puede que a los miembros del equipo se les hayan asignado tareas concretas y que las soluciones de software ya estén implementadas, pero si no se contemplan activos como el dinero y el tiempo, la marcha del proyecto podría retrasarse. En este sentido, la gestión de recursos puede marcar la diferencia entre la finalización y el fracaso de un proyecto.

Gestión de recursos básica: ¿Qué es un recurso?

Depende de a qué tipo de profesional preguntes, la respuesta que obtengas será diferente: para los investigadores, la financiación es un recurso indispensable para que un proyecto comience. Los programadores informáticos insistirían en que es la elección del software de gestión de proyectos adecuado lo que marca la diferencia.

Un recurso es algo que se necesita para realizar un proyecto. En principio, se asume de manera general que los recursos son finitos y, por lo tanto, escasos. De ahí que surja la necesidad de gestionarlos.

Características de los recursos

Cada sector clasifica los recursos en función de cómo los usa, pero podemos afirmar que existen cuatro factores que nos permiten clasificar los recursos de manera general:

Disponibilidad

• Recurrente: se pueden usar una y otra vez, sin agotarse. Por ejemplo, recursos humanos.
• No recurrente: no se pueden reutilizar y se pueden agotar, por ejemplo, el tiempo o el dinero.

Lugar de disponibilidad

• Inamovible/Fijo: no se pueden mover de un lugar a otro, como los servidores informáticos o los campos de cultivo
• Movible: se pueden transportar a donde se necesiten, como las personas o el dinero.

Elasticidad

• Elástico: su suministro (número o cantidad) se puede aumentar o disminuir; por ejemplo, personas o dinero.
• Recursos plásticos: su suministro no se puede extender; por ejemplo, el tiempo.

Existe una cierta polémica acerca de este enfoque de clasificación de los recursos. Independientemente del bando que escojas, conviene conocer que el enfoque existe.

Compartido y Dedicado

• Dedicado: dedicado al proyecto durante toda su duración, como los sistemas informáticos.
• Recursos compartidos: disponibles para su uso en el proyecto durante varias horas, pero también se utilizan en otros proyectos.

La práctica de la gestión de recursos se basa en un conocimiento sólido de la naturaleza de los mismos. Es decir, de las características que acabamos de definir.

¿Qué es la gestión de recursos?

La gestión de recursos consiste en adquirir, asignar y gestionar personas y sus habilidades, finanzas, tecnología, materiales, maquinaria y otros recursos, que se requieran para un proyecto. Un gestor de recursos asegura que los recursos internos y externos se usen de manera efectiva, a tiempo y de acuerdo con el presupuesto asignado.

En la mayoría de las empresas, esta responsabilidad se sostiene de manera conjunta en varios departamentos que forman un equipo de gestión de proyectos. En otros casos, se designa un administrador de recursos que cumpla con esta función a tiempo completo.

Retos a los que se enfrenta el project manager que gestiona los recursos

Una buena gestión de recursos no se ocupa solo de completar un proyecto. El objetivo es ayudar a implementarlo de la manera más eficiente, a tiempo y sin desperdicio de recursos. En este sentido, el project manager debe tener especial cuidado con:

Establecer plazos poco realistas

El mayor problema a este respecto es que, en la vida real, no son los project managers los que diseñan los plazos, sino que estos vienen impuestos desde fuera. Por ello, la adaptabilidad es clave en este perfil profesional.

La escasez de recursos

Sin buenas capacidades de administración de recursos, lo más probable es que un equipo termine sobreexplotando sus recursos, tanto humanos como tecnológicos. El exceso de trabajo del personal baja la moral y provoca errores e incluso accidentes. Las máquinas sobreutilizadas pueden costar millones en reparaciones o sustituciones.

Estos son los dos retos básicos a los que se enfrentan los profesionales de la gestión de recursos. La lista puede parecer corta, pero lo cierto es que la naturaleza de los diferentes tipos de recursos complica su gestión de manera exponencial.

Beneficios de la gestión de recursos

Las organizaciones que gestionan sus recursos tienden a ser más eficientes a la hora de:

• Evitar los imprevistos que afectan a los recursos. Al comprender la naturaleza y el uso de cada recurso, los project managers no se verán sorprendidos por las interrelaciones entre los recursos y el progreso general del proyecto.

• Predecir el agotamiento de los recursos, tanto humanos como no humanos. Por eso es buena idea contar con gestores de recursos profesionales a la hora de validar ideas.

• Proporcionar una red de seguridad. Si un proyecto fracasó debido a la escasez de recursos, tener un plan de gestión de recursos debidamente documentado puede ayudar a establecer que los project managers no fueron negligentes y que hicieron todo lo posible para abordar los problemas encontrados.

• Construir una cultura de transparencia. La transparencia se traduce en eficiencia. Cuando los project managers conocen las cargas de trabajo de los demás implicados en el proyecto, pueden trabajar mejor juntos para que las cargas y responsabilidades se distribuyan equitativamente entre los diferentes recursos humanos.

• Seguimiento de la eficiencia. Con un plan de administración de recursos bien diseñado, es más fácil planificar la optimización total de los recursos para que ningún activo quede sin usar o subutilizado. También es mucho más fácil calcular el ROI.

Técnicas de gestión de recursos

1. Asignación de recursos: Después de una cuidadosa consideración de las competencias y fortalezas de cada uno de los miembros de su equipo, el gestor les asigna sus tareas.

2. Utilización de recursos: Se trata de monitorizar el uso de recursos para que ninguno esté infra ni sobre utilizado.

3. Nivelación de recursos: Conociendo el nivel de utilización de los recursos, se pueden ajustar las asignaciones para obtener la mayor productividad de cada una.

4. Pronóstico de recursos: Un administrador de recursos podrá predecir cuánto trabajo puede hacer su equipo durante un período de tiempo determinado.

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