8 razones por las que tu negocio necesita un Project Manager

La búsqueda por la máxima eficiencia y productividad sigue siendo uno de los principales objetivos de toda empresa. En entornos cada vez más competitivos, y para facilitar su consecución, aparecen roles concretos a medida que evolucionan las tecnologías y los avances digitales. Una de estas figuras es la del Project Manager, que se encarga de crear y asignar tareas y coordinar su ejecución. Por esta razón, la demanda de este perfil profesional se ha ido incrementando y, en la actualidad, se ha convertido en imprescindible.

¿Qué es un Project Manager y cuáles son sus funciones en una empresa?

Un Project Manager, también conocido como director de proyectos o gerente de proyectos, es una figura profesional cuya labor principal es la de planificar, ejecutar y supervisar proyectos en una organización, para que estos puedan completarse con éxito y se alcancen los objetivos generales establecidos en la empresa. Además, tendrá en cuenta los plazos que se hayan previsto y el presupuesto destinado a cada uno de los proyectos.

Como otras profesiones dentro del marco digital, su participación en este ámbito es todavía bastante nueva. No obstante, sí que ha existido para gestionar proyectos presenciales. Dada la competitividad en todos los mercados actuales, con independencia del sector, su popularidad se ha ido incrementando con el paso de los años y lo seguirá haciendo en los próximos.

En la actualidad, es uno de los perfiles más buscados en estrategia digital, no solo por el hecho de que los equipos o colaboradores ya no suelen tener la misma ubicación geográfica. Sino también debido a las responsabilidades que implica y su impacto en el rendimiento de un negocio. Las más destacadas son las que te dejamos a continuación:

Planificación de proyectos

Implica el desarrollo de planes detallados donde figuren los objetivos, las acciones a realizar, los plazos, los recursos necesarios, el presupuesto, los riesgos y estrategias frente a estos.

Organización y asignación de recursos

Consiste en coordinar y asignar tareas a todas las personas que forman un equipo. Así se asegura que haya una distribución eficiente de los recursos disponibles y se facilita la supervisión de cada acción con sus plazos. De hecho, el 11,4% de los recursos se desperdician por una mala gestión de proyectos.

Supervisión y control

El Project Manager debe monitorear el progreso de cada proyecto. De esta manera, se podrán detectar posibles desviaciones, pero también asegurar que se van cumpliendo los plazos y que cada parte implicada está haciendo su trabajo.

Comunicación

Las habilidades interpersonales y comunicativas también son indispensables para la figura de Project Manager. Esta actúa como el principal punto de contacto dentro del equipo, la clientela y demás partes interesadas. Por tanto, es necesario que sea capaz de tener una comunicación clara y eficaz en todas las etapas del proyecto. Pero también que sepa dirigir y motivar.

¿Por qué tu negocio necesita un Project Manager?

Las responsabilidades mencionadas ya te dan una idea de la relevancia que tiene este perfil profesional en un negocio, puesto que se encarga de toda la gestión de los proyectos. Sin embargo, y para que puedas comprobar cómo se traduce su trabajo en beneficios para tu empresa, aquí te dejamos ocho razones por las que deberías incorporarlo a tu organigrama.

Interpreta las necesidades de tu clientela

El Project Manager se encuentra a medio camino entre los clientes y tu negocio. En función del sector de actividad o del tipo de proyecto, la comunicación puede llevarse a cabo desde diferentes puntos de vista. 

Por ejemplo, si tu empresa necesita un software, tendrá que conocer cuáles son todos los procesos comerciales y las necesidades concretas de los clientes que, hasta ahora, no están siendo satisfechas. Estas ideas serán transmitidas a los desarrolladores o equipo técnico. Por esta razón, se suele contratar a Project Manager que tienen experiencia previa en ese sector, y no solo formación para este rol.

Supervisión del desempeño

Supervisar proyectos no consiste únicamente en verificar que se está cumpliendo con los plazos. El PM trabaja codo con codo con los equipos, y está de manera constante identificando posibles problemas y riesgos. Pero además, emplea métricas de seguimiento, que son las que le ayudarán a comprobar con precisión si los resultados obtenidos son los esperados. Así, será más sencillo introducir modificaciones, puesto que se trabajarán con cifras concretas.

Dirección del talento

Tener personal con talento no es suficiente, ya que necesitan una dirección para no perderse por el camino y avanzar siempre a los objetivos marcados. Como si de una orquesta se tratase, el PM motiva al personal y va adaptando las tareas o los recursos según se va progresando. Gracias a ello, se mantiene siempre una productividad elevada. 

Optimización de recursos y transparencia

El PM tendrá el papel de asignar recursos de manera eficiente, para maximizar su uso y minimizar los costes. Al tener un conocimiento detallado de los objetivos del proyecto y de las capacidades del equipo, puede evitar la sobrecarga de trabajo y optimizar la asignación de presupuestos, para que siempre se consigan niveles altos de rentabilidad. También, se encarga de crear informes a medida que el proyecto avanza, de manera que hay un control total de cada fase.

Adaptación a cambios

En un entorno empresarial dinámico, los cambios son inevitables. Un PM hábil no solo puede anticipar y adaptarse a los cambios, sino que también puede guiar al equipo a través de ellos de manera efectiva. Esta capacidad de gestión del cambio asegura que el proyecto siga siendo relevante y alcance el éxito, incluso en condiciones impredecibles.

Aprendizaje continuo

El PM debe conocer cuáles son las herramientas idóneas en cada caso o situación. Pero además, debe poder aprender constantemente para supervisar cada fase y saber qué cambios se deben llevar a cabo. Puesto que el mercado es dinámico y las innovaciones tecnológicas avanzan día tras día, al estar informado sobre tendencias y recursos disponibles, ofrecerá las mejores alternativas para el negocio.

Gestión de riesgos

Todo proyecto conlleva riesgos y obstáculos, y el Project Manager los identificará y gestionará de manera efectiva durante todo el proceso. Si cuenta con la suficiente experiencia, incluso se adelantará a su aparición. También desarrollará las estrategias que logren mitigar su impacto, así como soluciones a los problemas ya existentes. 

Control de calidad

El Project Manager es la persona que garantiza que el resultado final cumple con los estándares de calidad establecidos y las expectativas del cliente. Por eso, la gestión de la calidad es una parte integral en project management. Puesto que el PM establece estándares desde el principio y supervisa su implementación a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto, se asegurará de que el producto o servicio final cumpla con las expectativas y requisitos establecidos.

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